Veelgestelde vragen

ConsentTool is een digitale tool waarmee organisaties op een gestructureerde en professionele manier toestemming kunnen vragen voor het gebruik van foto- en/of videomateriaal. Deelnemers vullen een online formulier in, lezen de toestemmingstekst en plaatsen een digitale handtekening. Na ondertekening wordt automatisch een PDF-document gegenereerd dat als bewijsstuk kan worden gearchiveerd.

ConsentTool is bedoeld voor elke organisatie die regelmatig foto- of videomateriaal van personen maakt en daarvoor toestemming wil documenteren: sportclubs, vzw’s, scholen, evenementenbureaus, fotografen, bedrijven met interne communicatie, en meer.

Nee. ConsentTool levert uitsluitend technologie. Wij zijn geen advocaten, juristen of compliance-experts. De standaardteksten in de tool zijn louter indicatief. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de clausuleteksten en de geldigheid van de toestemmingen in zijn specifieke context. Wij raden aan om de teksten te laten nakijken door een jurist of DPO.

Het publieke formulier is beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels. De taal wordt automatisch bepaald op basis van de browsertaal van de invuller, maar kan ook manueel worden gewisseld. De admin interface is eveneens volledig beschikbaar in NL, FR en EN.

Ja. Zowel het publieke formulier als de admin interface zijn volledig responsief. Deelnemers kunnen op hun smartphone of tablet tekenen met hun vinger. De QR-code functie is speciaal ontworpen voor gebruik op evenementen waar mensen hun eigen toestel gebruiken.

Een project is een afgebakend toestemmingsformulier met een eigen URL, eigen branding (logo, kleur) en eigen clausuletekst. Je kan meerdere projecten aanmaken voor verschillende evenementen, campagnes of doeleinden. Elk project heeft zijn eigen archief van toestemmingen.

Ja. Vanuit één admin kan je een onbeperkt aantal projecten aanmaken en beheren. Elk project heeft een aparte URL en kan afzonderlijk worden gedeeld via link of QR-code.

Elk project heeft een unieke URL (bijv. consent.roninlab.eu/mijn-project). Je kan deze link versturen via e-mail, WhatsApp of sociale media. Voor gebruik op locatie kan je een QR-code genereren en afdrukken of tonen op een scherm. Deelnemers scannen de QR-code en openen het formulier rechtstreeks op hun eigen toestel.

Ja. Per project kan je de clausuletekst aanpassen per taal (NL, FR, EN). Je hebt twee opties: een aanvullende tekst toevoegen aan de standaardclausule, of een volledig eigen tekst schrijven die de standaard vervangt. Je kan variabelen gebruiken zoals %SUBJECT% (naam ondertekenaar), %ORG%, %PROJECT%, %USAGES%, %DURATION%, %CONTACT_NAME% en %CONTACT_EMAIL%. Deze worden automatisch ingevuld op basis van de projectinstellingen en de gegevens van de invuller.

ConsentTool bevat standaardteksten als vertrekpunt. Deze teksten zijn indicatief en niet bedoeld als definitief juridisch document. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen, valideren en gebruiken van deze teksten in zijn specifieke context.

Ja. Per project kan je een logo uploaden (PNG, JPG, SVG of WebP, max 5 MB) en een primaire kleur instellen. Het logo verschijnt in de header van het formulier én in het gegenereerde PDF-document. De kleur wordt gebruikt voor knoppen, accenten en de voortgangsbalk.

De projectomschrijving is een optionele tekst die bovenaan het formulier verschijnt, vóór de toestemmingstekst. Je kan dit gebruiken om de context te verduidelijken: wie organiseert wat, waarvoor dient het materiaal, hoe verloopt het evenement. Je kan per taal een andere omschrijving instellen.

Op stap 3 van het formulier tekent de deelnemer met muis of vinger op een tekenvak. De handtekening wordt opgeslagen als afbeelding en ingebed in het PDF-document. Er is een wis-knop om opnieuw te beginnen.

Het PDF-document bevat: de naam en het logo van de organisatie en het project, de persoonsgegevens van de ondertekenaar (naam, e-mail, geboortedatum, taal), de projectdetails (mediatype, gebruikscontext, geldigheidsduur, contactgegevens), de volledige clausuletekst, de digitale handtekening en de datum en tijd van ondertekening.

Ja. Na ondertekening verschijnt een bevestigingspagina met een downloadlink voor het PDF-document. De deelnemer kan dit opslaan als persoonlijk bewijs.

Een typisch PDF-document is 50 tot 150 KB groot, afhankelijk van de grootte van het logo en de handtekening. Bij een opslagquota van 50 MB kan je dus honderden toestemmingen bewaren.

Ja, als je dit activeert in de projectinstellingen. ConsentTool detecteert automatisch of een invuller jonger is dan 18 jaar op basis van de ingevoerde geboortedatum. In dat geval verschijnt er een extra sectie voor de gegevens van de ouder of voogd.

Op stap 1 verschijnt automatisch een extra blok zodra een geboortedatum onder 18 jaar is ingevuld: de ouder of voogd vult zijn naam en e-mailadres in. Op stap 2 leest de ouder/voogd de clausuletekst. Op stap 3 zijn er twee handtekeningvakken: één voor de minderjarige zelf en één voor de ouder/voogd. Het PDF-document bevat beide handtekeningen en de gegevens van de voogd.

Als je de optie “Minderjarigen toestaan” uitschakelt in het projectbeheer, krijgt een invuller die een leeftijd onder 18 jaar invult een foutmelding op stap 1 en kan het formulier niet verder invullen.

In de admin via het menu Toestemmingen. Je kan filteren per project, op status (akkoord, geweigerd, ingetrokken) en op minderjarigen. Je kan ook zoeken op naam of e-mailadres.

Een weigering wordt geregistreerd in het systeem, maar er wordt geen PDF gegenereerd en er wordt geen credit verbruikt. De weigeraar ziet een bevestigingsscherm dat zijn weigering geregistreerd is.

Ja. Als admin kan je via de oog-knop in de toestemmingentabel een toestemming intrekken. De status wordt dan op “Ingetrokken” gezet. De gegevens blijven bewaard als historisch bewijs maar de toestemming is niet langer actief.

Ja. Via de prullenbak-knop in de toestemmingentabel kan je de persoonsgegevens van een specifiek record anonimiseren: naam, e-mail, geboortedatum en handtekening worden gewist. Het toestemmingsrecord zelf blijft bewaard als anoniem gegeven.

Ja. Via het menu Export kan je alle toestemmingen downloaden als CSV-bestand (opent correct in Excel) of alle PDF-bestanden bundelen in een ZIP-archief. Je kan exporteren per project of voor alle projecten tegelijk.

Ja. Via het menu Team kan je extra gebruikers toevoegen aan je organisatie. Er zijn twee rollen: org_admin (volledige toegang) en viewer (enkel inzien van toestemmingen, zonder toegang tot projectbeheer of export).

Ja. Bij het aanmaken of bewerken van een viewer kan je instellen tot welke projecten die gebruiker toegang heeft.

Via de QR-knop in de projectenlijst of in het projectbeheer. Je kan de grootte (128 tot 1024 px), foutcorrectie, kleur en achtergrondkleur instellen. Je kan de QR-code downloaden als PNG (voor digitaal gebruik) of SVG (voor drukwerk op grote formaten).

Voor digitaal gebruik (scherm, e-mail) volstaat niveau M (standaard). Voor affiches, roll-ups of situaties waar de code gedeeltelijk bedekt of beschadigd kan zijn, gebruik je niveau H (maximaal). Bij niveau H blijft de QR-code leesbaar zelfs als 30% ervan beschadigd is.

1 credit = 1 ondertekend en opgeslagen formulier. Een weigering kost geen credit. Als je creditsaldo 0 bereikt, wordt het formulier automatisch geblokkeerd voor nieuwe inzendingen.

Je huidig creditsaldo is altijd zichtbaar onderaan in de linkerzijbalk van de admin. Bij 10 of minder resterende credits verschijnt een oranje waarschuwing.

Standaard heeft elke organisatie 50 MB opslagruimte voor PDF-bestanden en logo’s. Je huidig gebruik is zichtbaar als voortgangsbalk in de zijbalk. Bij meer dan 80% gebruik verschijnt een oranje waarschuwing, bij 100% wordt het genereren van nieuwe PDF’s geblokkeerd.

Verwijder oude projecten via Projecten → Verwijderen. Alle bijbehorende PDF’s worden mee verwijderd. Of neem contact op voor een uitbreiding van je opslagquota.

ConsentTool is ontworpen met privacy in gedachten: IP-adressen worden enkel opgeslagen als SHA-256 hash, PDF-bestanden krijgen een willekeurige bestandsnaam, persoonsgegevens kunnen op verzoek geanonimiseerd worden, en gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. De gebruiker treedt op als verwerkingsverantwoordelijke; ConsentTool treedt op als verwerker. De volledige verantwoordelijkheid voor AVG-naleving ligt bij de gebruiker.

Nee. Persoonsgegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden. Ze worden uitsluitend gebruikt voor de werking van de tool.

Alle gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.